Les conditions générales d’achat (ci-après « les Conditions Générales ») sont applicables dans leur intégralité pour tous les achats effectués par le Laboratoire national de santé (ci-après « le LNS ») auprès de ses Fournisseurs (ci-après désignés individuellement « Partie » et collectivement « Parties ») à l’exception des achats couverts i) par un contrat en vigueur signé par les Parties ou ii) par un contrat conclu à l’issue d’une procédure ouverte de passation des marchés publics. Ces Conditions Générales sont applicables au Grand-Duché du Luxembourg ou à l’étranger, pendant toute la durée des relations contractuelles nouées entre le LNS et le Fournisseur. Le cas échéant, elles sont complétées par des conditions particulières acceptées par écrit par le LNS qui prévalent en cas de contrariété avec les présentes.
Par la signature ou l’exécution de tout document se référant aux présentes Conditions Générales, le Fournisseur accepte ces dernières et aucune dérogation ne pourra être admise sans accord exprès et préalable du LNS.
Toute condition contraire aux présentes Conditions Générales posée unilatéralement par le Fournisseur, dans ses conditions générales de vente ou dans tout autre document, sera inopposable au LNS, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance. Le Fournisseur renonce expressément à invoquer ses propres conditions générales dans ses relations avec le LNS.
Les offres ne constituent un engagement pour les Parties qu’après acceptation expresse manifestée par le LNS par l’émission d’un bon de commande ou par la signature de l’offre du fournisseur par une personne autorisée à engager le LNS.
Le Fournisseur s’engage à réaliser la(es) prestation(s) confiée(s) par le LNS et livrer les produits commandés par le LNS en conformité avec les réglementations applicables, les règles de l’art, les bonnes pratiques et l’état de la technique ainsi que dans les spécifications techniques définies dans l’offre du Fournisseur acceptées par le LNS et/ou les conditions particulières mentionnées dans la confirmation de commande ou le bon de commande. Par ailleurs, lors de toute intervention du Fournisseur au sein du LNS, les consignes d’hygiène et de sécurité, telles que définies spécifiquement par le LNS, sont à respecter.
Le Fournisseur est tenu de respecter strictement les spécifications de la commande passée par le LNS.
Le Fournisseur s’engage à être responsable de la qualité professionnelle, de l’exactitude technique, de l’exhaustivité et de la coordination du service apporté et/ou du produit fourni au LNS. En conséquence, le Fournisseur déclare et garantit au LNS que :
Les prix figurant dans les commandes et autres documents contractuels acceptés par le LNS sont exprimés hors TVA et autres droits luxembourgeois ou étrangers, sauf lorsqu’il y est expressément fait référence.
Les prix sont à indiquer en euros. La TVA éventuellement applicable doit être émargée avec indication du taux appliqué.
Les prix sont considérés comme fermes et définitifs.
Les révisions de prix doivent être expressément acceptées par le LNS par écrit.
Les factures sont à adresser électroniquement via Peppol à l’identifiant du LNS (ID Peppol : 9938:LU25784916).
Toute facture doit renseigner :
Les factures doivent être exprimées en euros et payables endéans les trente (30) jours à compter de la date de réception de la facture.
Les factures ne sont émises et dues que si les fournitures ont été livrées et les services ont été acceptés par le LNS. En cas de mauvaise exécution ou d’exécution partielles des obligations du Fournisseur, le LNS se réserve le droit de suspendre son obligation de paiement.
Le LNS peut renvoyer à des fins de corrections toute facture qui ne correspondrait pas aux dispositions de cet article ainsi qu’en cas d’inexécution partielle.
En cas de retard de paiement, le LNS ne peut se voir imposer des intérêts de retard supérieurs au taux d’intérêt légal.
La Livraison se fait sur le site du LNS situé au 1, Rue Louis Rech L-3555 Dudelange, Luxembourg ou à toute autre adresse de livraison inscrite dans le bon de commande.
Pour la livraison de fournitures, elles doivent être emballées et étiquetées en conformité avec les réglementations applicables et doivent atteindre leur destination en parfait état.
Les livraisons nationales et internationales se feront dans le respect des règles Incoterms DDP – Delivered Duty Paid (édition 2024)..
Le Fournisseur s’engage à livrer les fournitures à l’endroit précis mentionné dans le bon de commande.
Le Fournisseur s’engage à exécuter la prestation de service ou la livraison de fournitures dans les délais stipulés dans son offre acceptée par le LNS ou dans les conditions particulières. Aucune modification ne peut être apportée à ces délais, sans l’accord préalable et écrit du LNS.
En l’absence de délai fixé dans l’offre du Fournisseur ou dans les conditions particulières, la prestation de service ou la livraison de fournitures doit être exécutée dans un délai d’usage ne dépassant pas trente (30) jours calendaires à compter de l’acceptation du bon de commande.
Tout retard, quel que soit le motif, devra être notifié par écrit et sans délai, au LNS. Il appartient au Fournisseur d’indiquer les raisons et la durée prévisible du retard. Le Fournisseur fera ses meilleurs efforts pour résoudre la situation.
En cas de non-respect des délais d’exécution, constaté par le LNS, le Fournisseur encourt, sans mise en demeure préalable et sur simple constatation du retard, par une personne habilitée à représenter le LNS, des pénalités qui équivalent à cinq pour cent (5%) du montant de la commande par jour de retard.
Les pénalités n’affectent aucun des droits revenant au LNS qui se réserve le droit de :
(i) résilier ladite commande aux conditions prévues dans les présentes ; (ii) réclamer l’exécution forcée de la commande; (iii) se fournir auprès d’un fournisseur tiers aux frais du Fournisseur ;
(iv) demander le paiement de dommages et intérêts au Fournisseur en réparation du préjudice subi.
Le Fournisseur ne peut avoir recours à un sous-traitant sans avoir préalablement informé et obtenu l’autorisation par écrit du LNS. Une fois la commande passée, le Fournisseur ne peut recourir à un nouveau sous-traitant ou changer de sous-traitant qu’avec l’accord préalable et écrit du LNS.
Le Fournisseur s’engage à ce que ses sous-traitants soient soumis aux mêmes obligations que celles prévues dans les Conditions Générales. Le Fournisseur est responsable du manquement aux obligations par ses sous-traitants.
En cas de prestation de service sur les sites du LNS, toute entreprise située en dehors du Grand-Duché de Luxembourg se doit de respecter le droit du travail au Luxembourg lors d’un détachement de salarié(s).
Toute entreprise utilisant des sous-traitants situés hors du Grand-Duché de Luxembourg et ce, après accord du LNS, doit veiller au respect de la réglementation en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg.
Le LNS ne sera pas tenu responsable du non-respect de cette loi par le Fournisseur et des conséquences liées à un contrôle de l’ITM.
La propriété relative aux fournitures sont transférés au LNS au moment de la livraison effectuée conformément aux conditions prévues à l’article 6. Les Parties conviennent que le transfert de propriété ne vaut pas acceptation des fournitures livrées, celle-ci ayant lieu conformément aux dispositions de l’article 10.
La vérification des services ou fournitures est faite au site du LNS après livraison. Le Fournisseur remet au LNS un bon de livraison après livraison des fournitures. La signature du bon de livraison par le LNS n’équivaut pas à une acceptation de la qualité des services ou fournitures fournis.
Le LNS se réserve le droit de refuser, à la livraison, les fournitures ou services non-conformes. En ce qui concerne les fournitures, le Fournisseur devra les reprendre à ses frais et risques.
La non-conformité peut notamment résulter d’une absence de conformité de la fourniture ou du service à la dénomination dans le bon de commande, d’une absence de conformité de la fourniture à son usage, du caractère défectueux des fournitures livrées ou encore de la non-conformité aux critères de qualité figurant au cahier des charges. En ce qui concerne les fournitures, la non-conformité peut résulter d’un vice. Si le LNS constate ce vice, il le notifiera par écrit au Fournisseur dans un délai de dix (10) jours ouvrables :
En cas de non-conformité, le LNS peut imposer au Fournisseur un délai pour mettre la fourniture en conformité avec le contenu du bon de commande.
Le LNS se réserve le droit de procéder à une rectification du prix à hauteur du service non fait ou mal exécuté, ou de résilier la commande.
Le Fournisseur garantit que les fournitures livrées correspondent à la commande ou aux accords et spécifications contractuels.
Le Fournisseur garantit que les fournitures sont conformes à toutes les exigences et dispositions légales au Luxembourg, et qu’elles satisfont aux exigences de sécurité et de qualité.
En cas de prestation de service, le Fournisseur garantit que les prestations de services sont exécutées suivant les règles de l’art et qu’elles satisfont aux normes les plus strictes du secteur d’activité concerné en vigueur au moment de l’exécution de la prestation
Le Fournisseur garantit la conformité des fournitures et des services aux besoins du LNS, le bon fonctionnement des fournitures pendant une période minimale de trois (3) ans à compter de la date la plus tardive entre i ) la d’émission du bon de livraison des fournitures et ii) la mise en service de l’équipement.
Si le Fournisseur livre des fournitures nécessitant des pièces de rechange et/ou des produits consommables, il garantit qu’il est en mesure de livrer des pièces de rechange et des produits consommables pour les fournitures pour une durée d’au moins trois (3) ans à compter de la date de livraison. Le point de départ de cette garantie de disponibilité des pièces de rechanges et produits consommables est la date d’émission du bon de livraison des fournitures. Le Fournisseur s’engage à informer le LNS au moins six (6) mois à l’avance de l’arrêt de fournitures des pièces de rechange et/ou des produits consommables.
Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable en cas d’inexécution ou de retards dans l’exécution d’une obligation des présentes Conditions Générales résultant d’un cas de force majeure. Durant cette période, les délais d’exécution desdites obligations seront suspendus sans entraîner le paiement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.
La Partie constatant l’événement devra informer sans délai l’autre Partie de son impossibilité à exécuter son/ses obligation(s) par email et/ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si le cas de force majeure se poursuit pendant une période supérieure à deux (2) mois, les Conditions Générales et la(les) commandes en cours pourront être résiliées par l’une ou l’autre des Parties de plein droit, sans préavis et sous réserve d’avoir notifié sa volonté par lettre recommandée avec accusé de réception.
Le Fournisseur devra souscrire et maintenir en vigueur toutes les polices d’assurance nécessaires pour couvrir sa responsabilité au titre de l’exécution du bon de commande.
Le Fournisseur s’engage, sur simple demande du LNS, à fournir toute pièce justifiant la souscription des polices d’assurance et le paiement des primes. Le Fournisseur devra informer sans délai le LNS de toute modification substantielle, suspension ou résiliation des polices d’assurance.
En cas de sous-traitance, le Fournisseur doit s’assurer que ses sous-traitants disposent des polices d’assurance nécessaires pour se garantir contre les risques et responsabilités qu’il encourt au titre de l’exécution des présentes.
Le LNS pourra, sans formalité ou intervention préalable des tribunaux et sans frais, résilier la commande unilatéralement :
Seul le montant des prestations effectuées à la date de résiliation sera dû par le LNS.
Pour les fournitures, seul le montant des fournitures ayant déjà fait l’objet d’un bon de livraison signé par le LNS sera dû par le LNS. Le montant de toute autre fourniture (même déchargée) ne sera pas dû par le LNS.
Les articles 15, 16, 17, 18 et 19 demeurent pleinement en vigueur après la fin ou la résiliation des présentes.
Le Fournisseur s’engage à respecter la réglementation sur la protection des données conformément au règlement n° 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGDP ») et de la législation luxembourgeoise applicable (ci-après ensemble la « Législation en matière de protection des données »). A ce titre, le Fournisseur s’engage à :
Dans le cadre de la relation commerciale, le LNS, en tant que responsable de traitement, traitera les données strictement nécessaires et s’engage à respecter toutes les dispositions de la Législation en matière de protection des données. Les obligations à respecter par le LNS concernent notamment les obligations de traitement loyal, licite et transparent, la limitation des finalités, la minimisation des données, l’exactitude, la limitation de la conservation, l’intégrité, la confidentialité, le principe de responsabilité et toute autre obligation prévue par la Législation en matière de protection des données.
Les données seront conservées pour la durée nécessaire des prestations et/ou le temps nécessaire pour le LNS de répondre à ses obligations légales.
Les données sont recueillies pour les finalités suivantes :
Le LNS s’engage en particulier à informer les personnes concernées du traitement de données à caractère personnel dont il est responsable et à leur indiquer une adresse électronique pour l’exercice de leurs droits (dpo@lns.etat.lu).
Pour plus d’information sur notre gestion des données personnelles, veuillez consulter notre Politique de protection des données à caractère personnel : https://lns.lu/donnees-personnelles/.
Le Fournisseur garantit que ni les prestations prévues dans le bon de commande, ni leur exécution, ni les fournitures ne sont en infraction ou en violation de droits des tiers. Le Fournisseur garantit le LNS contre toutes poursuites, dommages, pertes et coûts induits par la violation de droits des tiers.
Dans l’éventualité où les fournitures seraient l’objet d’actions ou réclamations pour violation de droits de propriété intellectuelle, le Fournisseur devra, soit, après consultation du LNS, obtenir le droit pour le LNS d’acheter les fournitures, soit modifier ou remplacer les fournitures afin de mettre fin à ladite violation aux frais du Fournisseur, sans modifier ni la conformité des fournitures à la commande, ni leur prix.
Aucune clause des présentes Conditions Générales ou des autres documents contractuels conclus avec le Fournisseur ne pourra être considérée comme impliquant un transfert ou une cession d’un droit de propriété intellectuelle du LNS. En conséquence, aucun titre ou prérogative de propriété d’aucune marchandise, d’aucun équipement ou de matériel connexe (y compris, mais de manière non limitative, les rapports, schémas, fiches techniques, livres, machines, modèles, amélioration apportée à celui-ci) utilisé, développé ou mis à disposition par le LNS durant la fourniture des services, n’est transféré au Fournisseur.
Le LNS se réserve le droit d’effectuer des publications et/ou des rapports et/ou des statistiques à partir des résultats des prestations effectuées.
Lorsque l’exécution de la commande, des conditions particulières et/ou des présentes conditions générales conduit à la fourniture au LNS par le Fournisseur d’un ou plusieurs livrable(s) créé(s) spécifiquement pour le LNS, ce dernier en acquiert la propriété intellectuelle en contrepartie du prix convenu.
Cette cession comprend le droit de reproduction, d’adaptation, de traduction, de représentation, et de poursuite d’une exploitation dérivée. Cette cession est exclusive et valable pour le monde entier. Elle est consentie pour la durée des droits de propriété intellectuelle d’après les lois luxembourgeoises et étrangères, et les conventions internationales, actuelles et futures.
Le Fournisseur garantit au LNS qu’il n’a concédé aucun droit similaire sur ces livrables à des tiers et s’engage à ne céder ou concéder aucun droit de quelque nature qu’ils soient sur ces livrables à des tiers.
Le Fournisseur s’oblige à ne pas faire usage du logo et de la dénomination sociale du LNS, à quelque fin que ce soit, sauf autorisation écrite et préalable du LNS.
Les Parties s’engagent à ne pas divulguer directement ou indirectement les informations, documents et rapports considérés confidentiels dont elles auront pu avoir connaissance ou pris possession dans le cadre des relations établies par les présentes Conditions Générales sauf accord préalable exprès et écrit des Parties, et ce pendant une durée de dix (10) ans après l’échéance des relations contractuelles liant le LNS et le Fournisseur.
Chacune des Parties s’engage à agir en toute impartialité vis-à-vis de l’autre Partie et à signaler tout possible conflit d’intérêts. En cas de conflit d’intérêt avec le Fournisseur, le LNS se réserve le droit de décliner la réalisation de la prestation sans que sa responsabilité ne puisse être engagée.
Pendant l’application des présentes Conditions Générales, et après un délai de douze (12) mois après le terme ou l’expiration des présentes Conditions Générales ou de la prestation, le Fournisseur renonce, sauf accord écrit préalable du LNS, à faire directement des offres d’engagement aux collaborateurs du LNS ayant participé à la réalisation de la prestation, sous quelque statut que ce soit, même si la sollicitation est formulée par le collaborateur.
Dans le cas où le Fournisseur ne respecterait pas cet engagement, il s’engage à dédommager le LNS à hauteur de six (6) mois du salaire brut du collaborateur concerné.
Le fait, pour l’une des Parties, de ne pas se prévaloir d’un manquement par l’autre Partie à l’une quelconque des obligations visées dans les présentes Conditions Générales, ne saurait être interprété pour l’avenir comme une renonciation à l’obligation en cause.
Le Fournisseur ne peut céder ou transférer les obligations découlant des présentes Conditions Générales dans son ensemble ou partiellement, sans obtenir préalablement le consentement écrit du LNS.
Si une ou plusieurs dispositions des présentes Conditions Générales devait/devaient être déclarée(s) nulle(s) pour quelque cause que ce soit, cette circonstance n’affecterait pas le reste des présentes Conditions Générales qui demeurent applicables.
Les présentes Conditions Générales sont soumises à la loi luxembourgeoise et tous litiges y relatifs seront soumis, à défaut d’un accord amiable que les Parties s’engagent à rechercher au préalable, au Tribunal compétent de et à Luxembourg.