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UNE GESTION PLUS MODERNE ET PLUS TRANSPARENTE DES FINANCES

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UNE GESTION PLUS MODERNE ET PLUS TRANSPARENTE DES FINANCES
2019 01-18

Dans le cadre du rapport annuel 2017 du LNS, nous avons réalisé une série d’interviews et de reportages pour mieux présenter le LNS à travers son personnel et ses différents départements.  Voici le huitième et dernier interview qui met en scène Nathalie Braam suivi du reportage correspondant. Bonne découverte!

De 2015 à 2018, Nathalie Braam est la responsable du service finances. Composé de 8 personnes, celui-ci regroupe les activités de comptabilité, de contrôle de gestion, de facturation, de centralisation et de gestion des achats pour l’ensemble des départements. Il forme, avec les ressources humaines, l’informatique, le QHSEM et le service infrastructures et logistique, le département administratif. En 2017, le service finances a connu une petite révolution avec la mise en place d’un ERP (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégrée), un système d’information qui permet de suivre et gérer, au quotidien, l’ensemble des informations et services opérationnels d’une entreprise.

UN CHALLENGE MULTIPLE

« Avant le 1er janvier 2013, le Laboratoire national de santé était une administration », précise Nathalie Braam. « Depuis cette date, nous sommes devenus un établissement public. La différence est simple mais conséquente : nous sommes toujours dépendants de fonds publics mais nous disposons d’une autonomie totale de gestion. Du jour au lendemain, nous sommes ainsi passés d’une comptabilité simplifiée qui se résumait à enregistrer les entrées et les sorties à un système comptable d’une société commerciale plus complexe à gérer. Pour faire face à ce changement, la première étape a consisté à regrouper au sein d’un seul et même service la comptabilité, la facturation et les achats. Ce fut chose faite en 2016. La deuxième étape a été de trouver et de mettre en place un nouvel outil performant, capable de gérer de manière plus efficace les nouveaux processus comptables. À l’époque, nous travaillions avec des outils basiques qui nécessitaient souvent un double encodage avec, comme corollaires, une perte de temps considérable et des risques d’erreurs importants. Initié en 2016, le projet de mise en place d’un ERP qui centralise nos différents flux d’activités a finalement abouti le 1er janvier 2017. Nous avons choisi un logiciel open source – le code est accessible librement – de manière à pouvoir le paramétrer le plus largement possible et l’adapter aux besoins spécifiques de notre service et ceux du LNS. »

« Le challenge a été multiple », se souvient Nathalie Braam. « Il a tout d’abord fallu migrer les informations des anciens systèmes vers le nouveau. Ensuite, nous avons amélioré et modernisé nos processus de travail. Enfin, nous avons dû former les utilisateurs à ce nouvel outil, non seulement les collaborateurs de mon service et du département dont celui-ci dépend, mais aussi l’ensemble du personnel du LNS. Ainsi, au niveau des achats, nos collègues des départements opérationnels doivent, pour commander des produits, aller dans l’outil, se connecter et effectuer leur commande. Cette nouvelle manière de procéder a mis un peu de temps à s’installer mais elle est à présent entrée dans les habitudes. »

DES INFORMATIONS FINANCIÈRES PLUS FINES ET PLUS PRÉCISES

Même si la mise en place de cet ERP peut paraître anecdotique, celui-ci a eu un énorme impact sur le fonctionnement du LNS, et du service finances en particulier. « Grâce à ce progiciel et la présence d’automatismes qui n’existaient pas auparavant, les collaborateurs de mon service ont pu dégager du temps pour se consacrer à d’autres tâches. Outre du temps, nous avons également gagné en transparence. Notre programme ERP trace toutes les opérations comptables et nous permet ainsi de vérifier que toutes les étapes des différents processus – achats et facturation principalement – ont bien été respectées. C’est également un plus indéniable pour les auditeurs financiers qui viennent nous contrôler chaque année. La mise en place de l’ERP a également été d’une grande utilité pour nos collègues du service infrastructures et logistique qui peuvent désormais mieux gérer leurs stocks. »

« Le quatrième et dernier effet positif a été la création d’une comptabilité analytique supervisée par notre unité contrôle de gestion. Celle-ci nous permet de disposer d’informations financières plus fines et plus précises et de les communiquer aux différents responsables de service pour une meilleure gestion du budget qui leur est alloué. Dorénavant, ceux-ci ont une vue complète sur leurs finances et peuvent voir, à tout moment grâce à nos rapports réguliers, quelles sont les activités qui représentent le centre de coûts le plus important, quelles sont celles qui sont les plus rentables ou les plus déficitaires, etc. Cette comptabilité analytique a représenté pour notre service un gros chantier qui n’est pas encore tout à fait terminé mais l’effort en valait la peine, tant les progrès réalisés depuis sa création ont été prodigieux. Nous disposons à présent de finances plus transparentes, mieux contrôlées et mieux gérées que dans le passé. Nous avons même pu réaliser d’appréciables économies d’échelle ! »